domingo, 29 de marzo de 2009

PROYECTO GERENCIAL DE UN SISTEMA DE CONTROL



INTRODUCCIÓN


El sistema de control Interno, hoy en día es una necesidad sentida en el proceso de mejoramiento continuo de cualquier organización ya que contribuye a garantizar el cumplimiento de las actividades internas de la organización y la fortalece para el desarrollo de su objeto social. Igualmente, se constituye un elemento esencial en el proceso administrativo, articula todo el sistema para que se cumplan a satisfacción los objetivos del Plan de Gestión y se logre la visión trazada para un período determinado. Las actividades llevan inherente el control, este es responsabilidad de todos con la coordinación del máximo directivo de la entidad. El Gerente juega un papel primordial, la complejidad de los problemas de administración y dirección de las organizaciones requieren que el Control Interno se impregne en los aspectos financieros, comerciales, administrativos y operativos. Cada directivo debe garantizar que todas las actividades bajo su responsabilidad se cumplan cabalmente, apoyar y asesorar a las personas a su cargo y hacerles un seguimiento continuo. Las medidas correctivas tomadas permitirán solucionar de forma oportuna los eventos que se presenten en cualquier proceso.


JUSTIFICACIÓN


El control ha desempeñado un papel muy importante en las organizaciones debido a las condiciones del mundo actual; La necesidad de disponer de un sistema de control que sea útil y permita lograr a la organización sus objetivos, nos ha llevado a desarrollar, diversas metodologías para plantear como debe llevarse a cabo el proceso de pensamiento para la creación del sistema de control por medio de la construcción de componentes como son la prospectiva organizacional, la estructura organizacional, y la cultura organizacional que permitan conocer que preguntas nos debemos hacer para evolucionar en los modelos de pensamiento y como articular esa visión que tenemos de cómo debe ser el sistema de control en sus aspectos relevantes y que esperamos de el. En donde la formulación como la implantación de las metodologías y de las estrategias, deben seguir una línea coherente en su desarrollo. Reconociendo que la estrategia constituye parte fundamental en la realización de las diversas actividades, el esfuerzo que se dedique a su formulación como implantación es vital. Siendo el objetivo de este trabajo, proponer unas metodologías y dar unas pautas para la concepción de un sistema de control exitoso que impacte positivamente la organización según las características de la misma a través de la planeación estratégica teniendo en cuenta conceptos claves, componentes, análisis de la misión, visión, estructura, cultura, clima organizacional, entre otros. Que mostrando su secuencia lógica y el porque de su aplicación nos abran diversas posibilidades para nuestra propia concepción y su aplicabilidad en el entorno donde nos desarrollamos.



MARCO CONCEPTUAL

Definición del sistema de control de gestión

El sistema de control de gestión es un proceso compuesto de diferentes elementos que implican a toda la organización cuyo objetivo final es dar información para poder controlar la gestión de la empresa, debe permitir conocer cómo, cuándo y dónde se ha empleado todos los recursos de la empresa puestos a disposición de los diferentes responsables para poder obtener unos resultados concretos en función de los objetivos previstos. Para ello la empresa debe tener un sistema organizativo basado en áreas o departamentos de responsabilidad muy bien definidas mediante las funciones y tareas a realizar por cada responsable. El sistema de control de gestión es un proceso integrado o suma de varios componentes, no es un sistema aislado del conjunto de la empresa, y todo el personal estará implicado en su funcionamiento.



CARACTERÍSTICAS DEL SISTEMA DE CONTROL

Infomación

El sistema de control debe de permitir información oportuna y veraz sobre los siguientes aspectos:

- Avance de cumplimiento de los objetivos, metas de los programas y actividades en las áreas.


- Administración y divulgación del conocimiento de la información en forma oportuna.



- Desempeño y ocupación del recurso humano. - Eficiencia y eficacia en la gestión de los recursos físicos y financieros.


-Administración y divulgación del plan de contingencia de la entidad. Propuesta -Mecanismo de reporte y seguimiento



-Evaluación de control en los procedimientos y procesos



-Obtener oportuna y confiable información de los registros



-Estado de los procesos operativos en sus diferentes áreas y sus procedimientos.



Políticas El sistema de control interno va orientado hacia el desarrollo de las siguientes políticas:


El control debe ser un elemento intrínseco del proceso de planeación y gestión La función del sistema de control interno y evaluación debe ser responsabilidad fundamental de las áreas de los niveles superiores. Los recursos, físicos, humanos, financieros y tecnológicos deben ser utilizados eficientemente. El sistema de control interno y evaluación debe conducir a mejorar la gestión, mediante la información oportuna, confiable, precisa y útil, para la toma de decisiones de carácter preventivo y correctivo.

Consideraciones para establecer un sistema de control Tipos de medición


Los tipos de medición se basan en alguna forma de normas o estándares establecidos, que pueden ser: Estándares históricos. Pueden basarse en registros e información concernientes a las experiencias pasadas de una organización.

Estándares externos. Son los provenientes de otras organizaciones u otras unidades de la misma organización.


Estándares de ingeniería. Se refiere a la capacidad de las máquinas, suelen venir especificadas por los fabricantes.



El número de mediciones.

El número de mediciones puede ser reducido, conforme se eleva la cantidad de controles que se aplican a un trabajo el individuo pierde autonomía y la libertad respecto a como y cuando ejecutarlo.



Autoridad para establecer medidas y estándares.

Los estándares del desempeño pueden fijarse con o sin la participación de las personas cuyo desempeño va a ser controlado. Cuando se establecen en forma unilateral por los gerentes de alto nivel, existe el peligro de que los empleados los juzguen idealistas.


Flexibilidad de los estándares. Los gerentes necesitan determinar si los estándares deberán ser uniformes en las unidades similares de la organización, así como tomar una decisión respecto al sistema de control cuantitativo frente al cualitativo.

Frecuencia de la medición.

La frecuencia y tiempo de la medición depende de la naturaleza de la tarea que va a ser controlada. El empleo de control de calidad estadístico exige establecer el tamaño de la muestra y el intervalo que debe haber entre las pruebas. Dirección de la retroalimentación. La finalidad del control consiste en asegurar de que los planes actuales se lleven a cabo y de que los planes futuros se realicen con más eficiencia.


OBJETIVO GENERAL

Planear, Estructurar y Visualizar una Cultura para implementar un sistema de control, que contribuya a prevenir riesgos, detectar y corregir desviaciones, permitiendo tomar decisiones estratégicas que aseguren el desarrollo eficiente de los procesos, mediante la disponibilidad de los recursos necesarios, para así lograr los objetivos organizacionales.



OBJETIVOS ESPECÍFICOS.


ü Establecer los lineamientos para determinar el alcance y el medio por el cual el sistema de control va a impactar una organización, definir las estrategias a utilizar para influir positivamente en el contexto proporcionando seguridad razonable en la toma de decisiones, con el fin de clarificar la misión y visión del control en la organización.


ü Determinar la estructura organizacional más conveniente que contribuya al logro de los objetivos del sistema de control, a partir del cumplimiento de las metas establecidas, a través del diseño de políticas implementadas con la asignación de recursos.


ü Identificar la cultura organizacional como ventaja competitiva de la gestión de recursos humanos.


PROYECTO DE PROSPECTIVA DE UN SISTEMA DE CONTROL

1.OBJETIVO GENERAL


Establecer los lineamientos para determinar el alcance y el medio por el cual el sistema de control va a impactar una organización, definir las estrategias a utilizar para influir positivamente en el contexto proporcionando seguridad razonable en la toma de decisiones, con el fin de clarificar la misión y visión del control en la organización.

2.OBJETIVOS ESPECÍFICOS

1.Establecer la prospectiva con base en el análisis externo e interno que permita proponer estrategias efectivas que controlen los recursos del sistema.

2.Determinar las políticas que aseguren el cumplimiento de las metas que permiten lograr los objetivos del sistema de control a través de la asignación de recursos.

3.Efectuar la medición y evaluación de las estrategias implementadas con el fin de comprobar la efectividad en la consecución de los objetivos.

3.JUSTIFICACIÓN

La preocupación fundamental del hombre por el futuro, es no sólo por la incertidumbre del logro de sus objetivos, sino también por los objetivos mismos y como controlar la forma de lograrlos, la formulación de un propósito duradero es lo que distingue a una empresa de otras parecidas. La labor primordial es formular una prospectiva que incorpore la filosofía propia del sistema de control, que refleje el objeto del sistema de control, identificando su principal servicio y las necesidades principales del cliente que se propone satisfacer. Las decisiones que se toman hoy frente a los objetivos perseguidos influyen tanto el accionar presente, como el logro del futuro deseado.
Es necesario desarrollar una prospectiva para que el sistema de control facilite la efectividad de la generación de recomendaciones, aplicación de correctivos en los componentes del sistema y mejoramientos pertinentes orientados a propiciar crecimiento continuo de la administración, dada esta contribución en el mejor desempeño de la funciones, se promueve a la consecución de los objetivos y la misión institucional.

4.MARCO CONCEPTUAL

LA MISIÓN: La misión es “una definición duradera del objeto de una empresa que la distingue de otras similares. La declaración de la misión señala el alcance de las operaciones de una empresa en términos de productos y mercados”
Garantiza que todas las actividades, planes, acciones, así como la administración de la información y los recursos se realicen de acuerdo con las normales legales, dentro de las políticas, objetivos y metas trazadas para la organización.


LA VISIÓN: Está centrada en el futuro, visualizando en este una imagen que desea conseguir la empresa, muestra donde quiere ir. Debe ser consecuente con la misión porque la visión enuncia las expectativas a mediano y largo plazo, es el fundamento de la misión y de los objetivos. Puede suponer un cambio en el concepto de negocio de la empresa.


LOS OBJETIVOS: Responden permanentemente a la necesidad de competitividad de la empresa con un enfoque estratégico y operacional, considerar el cambio constante del entorno.


LAS ESTRATEGÍAS: Son los medios por los cuales se logran los objetivos a partir de la misión y visión de la empresa (teniendo en cuenta los valores). Podríamos definir la estrategia de una empresa como el conjunto de las principales decisiones, reflejadas en la distribución de recursos, dirigidos a alcanzar una determinada posición competitiva dentro de su mercado, con el fin de alcanzar objetivos fijados en el marco de la misión de la empresa. Podríamos decir que forma parte de la estrategia toda decisión de la cual se defina la situación a largo plazo de la compañía.


5.ANALISIS DE LAS TENDENCIAS DEL ENTORNO Y DEL CONTEXTO

a.TENDENCIAS DEL ENTORNO


Como es bien sabido el entorno es todo aquello que rodea la organización construido por la naturaleza lo cual no puedo modificar pero si influenciar, en nuestro caso el entorno esta conformado por las leyes de oferta y demanda, las normas legales vigentes, entre otras. Las cuales cada vez tienden mas a globalizarse bajo el amparo de las tecnologías de los cambios de paradigmas siendo cambiantes en su estructura y retirando paso a paso las limitaciones existentes lo que nos debe llevar a estar alertas para identificar las acciones que nos permitan tener un control medianamente eficiente del entorno.



METODOLOGÍA PARA DETERMINAR LA INFLUENCIA DE LAS TENDENCIAS DEL ENTORNO.

El ejercicio para establecer cómo afecta las variables del entorno al sistema de control, se implementará por medio de un tarjetón gráfico en donde se responderá una pregunta dando una opinión personal que se socializará con la organización.
Qué variables del entorno afectan el sistema de control y Cómo?


b. TENDENCIAS DEL CONTEXTO

La combinación de los mercados globales abiertos y de la tecnología ah creado mercados inmensos y desregulados dominados por organizaciones nuevas y transformadas, que están reescribiendo las reglas de los negocios están despojando de poder a los gobiernos y a las organizaciones controladas centralmente, al mismo tiempo que incrementan el poder del consumidor quien cuenta con una autopista de la información convergente que le da el poder de elegir al acceder fácilmente a tanta información sin restricciones.


METODOLOGÍA PARA DETERMINAR LAS TENDENCIAS DEL CONTEXTO BAJO SUS VÍAS EN EL SISTEMA DE CONTROL

La metodología para determinar la influencia positiva o negativa que las tendencias del contexto presentan en el sistema de control. Se realizará a través del diagrama espina de pescado ilustrado a continuación la gráfica 1. Para desarrollarlo debemos clasificar aspectos positivos en el lado derecho de cada una de las tendencias y los negativos en el lado izquierdo de la espina. La gráfica 2 es un ejemplo.

Las tendencias actuales son las siguientes:

· Globalización,
· Aumento de la competencia,
· Cooperación entre empresas,
· Formación de la sociedad de la información
· Aparición de un gran número de emprendedores.

Gráfica 1

Gráfica 2


Posteriormente se deben seleccionar las respuestas más comunes para finalmente analizar cual tendencia beneficia o afecta más el cumplimiento de los objetivos del sistema de control.


c. CARACTERÍSTICAS DE LOS SISTEMAS DE CONTROL EN COLOMBIA




SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD NORMAS ISO


La adopción de un sistema de gestión de la calidad debería ser una decisión estratégica de la organización. El diseño y la implementación del sistema de gestión de la calidad de una organización están influenciados por diferentes necesidades, objetivos particulares, los productos suministrados, los procesos empleados y el tamaño y estructura de la organización. No es el propósito de esta Norma Internacional proporcionar uniformidad en la estructura de los sistemas de gestión de la calidad o en la documentación.
Esta Norma Internacional promueve la adopción de un enfoque basado en procesos cuando se desarrolla, implementa y mejora la eficacia de un sistema de gestión de la calidad, para aumentar la satisfacción del cliente mediante el cumplimiento de sus requisitos.
Para que una organización funcione de manera eficaz, tiene que identificar y gestionar numerosas actividades relacionadas entre sí. Una actividad que utiliza recursos, y que se gestiona con el fin de permitir que los elementos de entrada se transformen en resultados, se puede considerar como un proceso. Frecuentemente el resultado de un proceso constituye directamente el elemento de entrada del siguiente proceso.
Las ediciones actuales de las Normas ISO 9001 e ISO 9004 se han desarrollado como un par coherente de normas para los sistemas de gestión de la calidad, las cuales han sido diseñadas para complementarse entre sí, pero que pueden utilizarse igualmente como documentos independientes.
La Norma ISO 9001 se centra en la eficacia del sistema de gestión de la calidad para dar cumplimiento a los requisitos del cliente.
La Norma ISO 9004 proporciona orientación sobre un rango más amplio de objetivos de un sistema de gestión de la calidad que la Norma ISO 9001, especialmente para la mejora continua del desempeño y de la eficiencia globales de la organización, así como de su eficacia.




Modelo Estándar de Control Interno - MECI
Objetivo General del Modelo


El Modelo Estándar de Control Interno establecido por el Estado para sus entidades mediante al Decreto No 1599 de 2005. Proporciona una estructura para el control a la estrategia, a la gestión y a la evaluación, con el propósito de mejorar el desempeño institucional mediante el fortalecimiento del control y de los procesos de evaluación que deben llevar a cabo las Oficinas de Control Interno, Unidades de Auditoría Interna o quien haga sus veces. Objetivo General del MECI
Establecer políticas, métodos, procedimientos y mecanismos de prevención, control, evaluación y mejoramiento permanente de la Institución, que le permita el cumplimiento de sus objetivos institucionales y la finalidad social del Estado en su conjunto.

d. TENDENCIAS DE LOS SISTEMAS DE CONTROL

Los sistemas de control se tienden a ser más abiertos, dinámicos, funcionales, debido a la velocidad de la información que se comunica en red, por los adelantos tecnológicos. Implementa dispositivos tecnológicos en los procedimientos de control que se efectúan. Le da prioridad al recurso humano por ser de mayor complejidad para controlar.

6. ANÁLISIS INTERNO

a. Prospectiva Organizacional
Fortalezas internas: Se refiere a las actividades internas de la organización que se llevan a cabo especialmente bien. Las funciones de gerencia, mercadeo, finanzas, producción, investigación y desarrollo de un negocio deben auditarse o examinarse con el objetivo de identificar y evaluar fortalezas internas de especial importancia. Las empresas exitosas siguen estrategias que ayudan a beneficiarse de sus fortalezas internas.
Debilidades internas: es un término que se refiere a actividades de gerencia, mercadeo, finanzas, producción, investigación y desarrollo que limitan o inhiben el éxito general de una organización. Se deben implementar estrategias que mejoren las áreas con debilidades internas.
Oportunidades externas: Esta expresión se refiere a las tendencias económicas, sociales, políticas, tecnológicas y competitivas, así como a hechos que podrían de forma significativas beneficiar a una organización en el futuro. Las empresas deben formular estrategias para aprovechar las oportunidades.
Amenazas externas: Este término es totalmente opuesto al anterior. Consisten ellas en tendencias económicas, sociales, políticas, tecnológicas y competitivas, así como a hechos que son potencialmente dañinos para la posición competitiva presente o futura de una organización. Las organizaciones exitosas crean estrategias que sirven para contrarrestar el impacto de las amenazas externas

b. Estructura Organizacional
Para lograr el funcionamiento de una estrategia, independientemente de si esta es intentada o emergente, la organización necesita adoptar la estructura correcta. Diseñar una estructura implica asignar responsabilidades de tareas y autoridad para la toma de decisiones dentro de un sistema de control. Se intenta saber si un sistema de control funciona con una estructura alta o plana, el grado de centralización o descentralización de la autoridad en la toma de decisiones, el punto máximo para dividir la organización en subunidades semiautónomas (es decir, divisiones o departamentos) y los diferentes mecanismos disponibles para integrar esas subunidades.


c. Cultura organizacional
Los sistemas de control tienen una finalidad, objetivos de supervivencia; pasan por ciclos de vida y enfrentan problemas de crecimiento. Tienen una personalidad, una necesidad, un carácter y se considera con normas e historia propia. Todo esto está relacionado con la cultura.
El comportamiento ético como la integridad son productos de la cultura organizacional de un sistema de control. Si bien las políticas especifican que es lo que la dirección espera, la cultura corporativa determina lo que en realidad ocurre y las reglas que se obedecen, modifican o ignoran.




METODOLOGÍA PARA ANALIZAR EL SISTEMA DE CONTROL EN LA DEFINICIÓN DE LA PROSPECTIVA-ESTRUCTURA Y CULTURA.

· Con el siguiente esquema basado en la definición de Prospectiva Organizacional, estructura organizacional y cultura organizacional nombre 4 características relevantes que debe tener cada una de ellas enfocada al control con el fin de crear una propuesta de lo que debería entenderse como definición de cada una.



a. Talento humano
Como consecuencia de no formular políticas saláriales, el personal que labora en las áreas operativas (Producción, ventas, cajas, almacén, contabilidad, etc), convive con unos manuales, que en realidad es distinto a las operaciones con las que realizan los manuales de organización y funciones y reglamento de trabajo.

b. Financiero
Su esencia radica en medir la alineación entre estrategia y el desempeño empresarial. Nos estamos refiriendo a los indicadores financieros. Las entidades obtienen ciertos indicadores financieros, teniendo como sustento al Balance General y Estado de Ganancias y Pérdidas. Es la estabilidad de los recursos económicos.

c. Equipos
Las instalaciones, planta y equipos merecen atención ya que a toda entidad le conviene minimizar el riesgo, en el valor que estos tienen.

d. Materiales
En cuanto se refiere a innovación, se basa en definir si se quedaron en el tiempo o están compitiendo con las nuevas herramientas.

e. Información
La falta de investigación y desarrollo, ha estado unido a la falta de innovación de parte de estas entidades, hecho que viene repercutiendo en los resultados económicos, que no les son favorables, debido a que su cultura organizacional, en su momento no fue analizado y que en la actualidad solamente tratan de sobrevivir. De ésta forma se estaría asegurando la participación organizacional en el mercado en igualdad de condición con sus competidores, conforme proponemos que deben tecnificar/estandarizar su producción, con apoyo de tecnología automatizada.

METODOLOGÍA PARA ANALIZAR LOS SISTEMAS DE CONTROL DE LOS RECURSOS

· Según la importancia que usted determine organicé del 1 al 5, los recursos de la organización según el nivel de fiscalización que los sistemas de control deben ejercer en ellos basados en las características de cada uno. Siendo 1 el más importante y 5 el menos importante, realice un dibujo donde los relacione entre sí y con el sistema de control. Luego en grupos de tres personas comparen sus resultados y definan entre todos un solo listado de importancia a través del consenso general.

f. Control
El recurso humano es fundamental para el desarrollo de toda entidad, por lo tanto se busca capacitarlos y entrenarlos, para que cumplan a cabalidad sus funciones, y sugerir los cambios, que realmente ayuden a cumplir con los objetivos de estas entidades.

g. Mejoramiento continuo
Los manuales de organización manejados por las entidades, no pueden ser formulados sin tener una actualización constante, ya que los manuales de organización, los reglamento de trabajo, los manuales de procedimientos, difiere de acuerdo a las operaciones del periodo.
METODOLOGÍA PARA ESTABLECER EL MEJORAMIENTO CONTINÚO DEL SISTEMA DE CONTROL

· Partiendo de los siguientes elementos dibuje como seria el mejoramiento continuo de un sistema de control y explíquelo en una frase.


7. MISIÓN

Responde a las siguientes preguntas tales como:
¿Cuál es el objetivo de una organización?
¿Quiénes son nuestros clientes?
¿Por qué nos compran?
· Orientada hacia el exterior de la organización, hacia las necesidades del medio externo en general, hacia el futuro a largo plazo y no hacia el corto plazo y mucho menos al pasado. .
· Tener credibilidad tanto para los miembros de la organización como para los que reciben el servicio. Todos deben creer en ella, además de conocerla, comprenderla y compartirla.
· Ser simple, clara y directa. Las misiones más eficaces son las más breves, ya que aquellas que son excesivamente largas llenas de ideas, hermosos propósitos y bellas palabras tienden a no funcionar.
· Contener originalidad, que distinga, que llene de orgullo y reconocimiento a todas las personas a las que servimos.
· Tener cierto contenido intangible y ambicioso. Debe estar relacionada con resultados prácticos, específicos y alcanzables.
· Mostrar una visión a largo plazo de una organización en términos de que quiere ser y a quien quiere servir, proponer guías de apertura al futuro, motivar y contribuir al mejoramiento continuo de los procesos movilizando al recurso humano a la consecución de los logros.
Además de estas características se debe tener presente que toda misión debe revisarse cada dos o tres años y en caso necesario actualizarla y redefinirla, ya que ninguna institución humana es eterna, todas cambian con el tiempo e incluso, aún cuando la misión pueda ser eterna los objetivos particulares pueden cambiar.


8. VISIÓN
La visión establece un horizonte temporal para la consecución de los objetivos del sistema de control, debe abarcar todos los aspectos del desarrollo económico, social y ambiental de la del sistema de control. Incorporar las propuestas de diversas áreas en una amplia coalición de líderes. Compromete el avance de cumplimiento de los objetivos, metas de los programas y actividades en las áreas del sistema de control.


9. OBJETIVOS
· Los objetivos deben ser el parámetro para contribuir a la evaluación de control en los procedimientos y procesos del sistema de control.
· Los objetivos deben estar enmarcados por la visión, la misión del sistema de control.
· Los objetivos deben ser coherentes entre sí, resultar motivantes, factibles y comprensibles.
· Considerar la relación de los objetivos y el diagnóstico efectuado. Por tanto, deben ser factibles con base en el diagnóstico del sistema de control.


10. ESTRATEGÍAS
Es el conjunto de acciones para que el sistema de control avance hacia una posición de negocios atractiva y desarrolle una ventaja competitiva sustentable, donde la mayor importancia radica en la riqueza de conocimiento o capital intelectual visibles en las experiencias, innovación, y motivación. Las estrategias deben implicar todas las actividades, procesos y recursos que permiten llegar a la visión, deben ser útiles, racionales y desarrollables según los elementos que componen el sistema de control y su contexto actual.


MÉTODOLOGÍA E INSTRUCTIVO PARA DEFINIR LA MISIÓN-VISIÓN-OBJETIVOS-ESTRATEGIAS.
· Desarrollando través de un instrumento de sugerencia abierto, un trabajo a nivel personal de cada integrante de las áreas a las que determina el sistema de control, un trabajo en equipo y una toma de decisiones.
Plantear de forma escrita a nivel individual una propuesta de misión, de visión, objetivos y estrategias que sirvan de soporte de prospectiva del sistema de control, teniendo claridad de las características de cada concepto y posteriormente socializarlo en grupo para así decidir la mejor propuesta estratégica según los elementos en común encontrados en cada una de ellas.


DOCUMENTOS DE ESTUDIO

· www.gerencie.com/base-metodologica-para-trazar-estrategias-de-capacitacion.html
· http://www.gsi.dit.upm.es/~fsaez/intl/capitulos/3%20-Tendencias%20del%20entorno.pdf






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